L'outil DRM : la gestion du référentiel désormais disponible sur Oracle EPM On Premise

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Vignette_Article_L'outil DRM : la gestion du référentiel désormais disponible sur Oracle EPM Cloud

La nouvelle version 11.2 d’Oracle, détaillée précédemment sur notre blog sur les parties Planning, HFM et technologiques, est essentiellement une migration technique sans apport fonctionnel.

Seule la mise à disposition de DRM, en remplacement d’EPMA, propose une avancée fonctionnelle concrète.

 

Présentation détaillée de cette brique spécialisée dans la gestion du référentiel par Harry Servadio Consultant Senior pour Klee Performance.

 

 

Oracle EPM 11.2 – Version restreinte de DRM

         

 

Bref historique de Oracle Data Relationship Management (DRM), un outil souvent méconnu :

L'histoire de DRM remonte à environ 1995 avec l’entreprise Razza Solutions : le produit est alors appelé Razza DS.

10 ans plus tard, Hyperion (qui n’appartenait pas encore à Oracle) acquiert cette dernière, et renomme le produit Hyperion Master Data Management (MDM).

En 2007, Oracle acquiert Hyperion ; peu de temps après le produit est renommé Data Relationship Management (DRM). Au sein d'Oracle, DRM est passé d'une solution MDM analytique à une solution complète de gestion des master data.

La version Oracle EPM 11.2 (sortie fin 2019) permet d’explorer de nouveau horizons… dans cette version, EPM Architect (EPMA) est abandonnée et est remplacée par une version restreinte gratuite de DRM.

Cela constitue une véritable opportunité pour de nombreux clients qui ont EPMA ou des clients qui souhaite s’affranchir d’Excel.

 

Cette version restreinte permet :

  • D’administrer, de sécuriser et de maintenir des hiérarchies pour les produits onpremise Oracle Hyperion
  • D’attribuer 5 utilisateurs nommés maximum pour l’administration de l’outil
  • De charger des fichiers plats dans DRM à partir de n’importe quelle source
  • D’avoir à disposition un utilitaire de migration, des scripts et des guides

Cette version n’inclut cependant pas :

  • Les documentations et outils de gestion des référentiels des applications en dehors de la suite Oracle EPM onpremise (Oracle EPM Cloud), des ERP Oracle, et des applications ne faisant pas partie de l’écosystème Oracle
  • DRG (Data Relationship Governance) : revues et approbations
  • DRM Analytics : dashboards

 

Dans le processus d’un demande classique de mise à jour du référentiel, sans outil permettant de gérer les master data, on constate souvent une perte de temps entre la demande initiale de l’utilisateur et l’implémentation dans les différents outils (EPM,ERP…), compte tenu des allers-retours entre les interlocuteurs…

 Sans un outil dédié, il peut y avoir de nombreuses sources d’erreurs.

Parmi les outils Oracle dédiés à la gestion des metadata (DRM,EPMA,FDMEE, ODI…), DRM sort du lot et  fait figure de favori de la part des connaisseurs, compte tenu des possibilités qu’il offre, de son potentiel, et de son absence de limitations.

Oracle DRM fournit une plateforme évolutive pour gérer les master data dans une organisation. Si l’outil est bien utilisé, il n’y aurait pas de limite quant à ces usages, l’outil étant très flexible.

 

Quels sont les défis à relever par les entreprises en matière de master data ?

  • Un alignement des hiérarchies entre les divers systèmes de l’organisation
  • Une indépendance visà-vis des processus manuels (sous Excel notamment)
  • Une synchronisation entre les différents systèmes
  • Des problématiques liées à l’audit et à la conformité
  • Des allersretours liés à la diversité des parties prenantes freinant la prise de décision
  • Des problèmes en terme de deadlines
  • Des problèmes de flexibilité pour des extractions (de données vers une base de données, de dimensions, de hiérarchies, d’attributs) sur divers formats
  • Des problèmes de mapping
  • Une trace d’audit complète et la possibilité de revenir vers des versions antérieures (ce qui est difficilement réalisable sous Excel)
  • Une validation du respect des règles métiers

 

Comment définir DRM ?

DRM peut être défini comme un outil de modèle de données interopérable au sein de systèmes distincts qui aide les organisations à gérer de manière proactive les modifications de référentiels analytiques et financiers

C’est une plate-forme de gestion des changements nécessitant la plupart du temps un traitement manuel, la saisie et la ressaisie de données, la manipulation de feuilles de calcul et les échanges de courriers électroniques.

Cet outil centralise le référentiel, tout en offrant aux utilisateurs la flexibilité d'effectuer des modifications et de construire des vues de données cohérentes et précises. Il offre les meilleures fonctionnalités de gestion de hiérarchies et de schémas d'agrégation complexes. La maintenance de la hiérarchie par glisser-déposer est incluse afin de rationaliser le processus de modification des données au sein des hiérarchies.

DRM permet de résoudre les problèmes relatifs aux hiérarchies non uniformes entre BU, et de ne pas maintenir de nombreuses hiérarchies « alternatives » irréconciliables entre chaque BU

DRM permet d’avoir un référentiel unique, une seule source de vérité, afin d’éviter des écarts de données et des erreurs dans le reporting causés par des hiérarchies non alignées.

En résumé, DRM rationalise et sécurise le processus de mise à jour du référentiel.

 

 

DRM vs EPMA

DRM dispose de beaucoup plus de fonctionnalités que EPM Architect : notamment l’utilisation de règles pour les attributs, leurs validations, la prise en charge de nombreux systèmes…

 Certaines entreprises utilisent EPMA comme intermédiaire entre DRM et HFM et d'autres sociétés utilisent DRM pour créer un fichier de métadonnées qui est ensuite chargé dans HFM par exemple. L'EPMA n'ajoute vraiment pas de valeur, mais c'est un moyen d'automatiser / planifier le processus.

EPMA est uniquement destiné à la gestion des dimensions des produits Hyperion et n'offre pas les vastes versions de hiérarchie, les contrôles d'audit, l'interface de type utilisateur professionnel, etc. que DRM propose.

 Avoir une version restreinte de DRM ne revient pas à avoir EPMA.

DRM stocke toutes les informations dans la base de données et maintient l'intégrité référentielle la plus élevée.

Pour chaque objet de métadonnées, il existe une table associée dans la base de données sous-jacente.

 

Outil de migration DRM :

 

 

 

La terminologie spécifique de DRM

DRM a une terminologie spécifique qu’il est indispensable de s’approprier car n’étant uniforme avec les autres produits de la suite Oracle EPM.

Dans le module « Browse », on trouve la possibilité de créer et gérer des Versions séparées de master data. Cette possibilité de versionning permet de prendre de « photos » des master data à un instant donné, ou d’effectuer des analyses de simulation.

La hiérarchie dans DRM est une collection de nœuds organisés pour représenter une structure au sein d’une organisation (par ex. par département, par destination…). Plusieurs hiérarchies peuvent être structurés dans DRM pour représenter une photo complète de l’organisation.

Un nœud dans DRM (node) représente un élément individuel de master data. Les nœuds constituent les éléments principaux de DRM.

Un nœud simple est structuré dans une hiérarchie DRM et est décrit par des attributs.

Les nœuds se subdivisent en 2 sous catégories :

  • (Leaf) : nœud qui n’existe qu’au plus fin niveau d’une structure (il ne peut pas y avoir d’autres nœuds en dessous)
  • (Limb) : l’équivalent d’un parent de compte

 

Les attributs d’un noeud sont appelés propriétés (properties).

Le terme metadata dans DRM fait référence aux objets de configuration (properties, definition, queries, export..)

La gestion des données au sein d’une organisation peut entraîner une séparation compliquée des rôles et responsabilités de chaque partie prenante.

DRM fournit un modèle de sécurité très robuste, autorisant une sécurité à tous les niveaux de la hiérarchie ou élément de donnée, avec la possibilité de déterminer le niveau d’accès (lecture ou écriture), et les rôles assignés à chaque utilisateur (Administrative user, Interactive user, Workflow user…).

Le terme data dans DRM fait référence aux hiérarchies, nœuds et propriétés

 

La version restreinte de DRM est une plateforme qui permet :

  • de créer et conserver une cohérence au sein des master data, malgré les changements continus auxquels est confrontée une organisation,
  • d’économiser du temps et des ressources consacrées à la réconciliation des écarts, en rationalisant les changements manuels, sujets aux erreurs et non coordonnés.
  • de créer un point unique de metadata qui alimentera l’ensemble des produits de la suite Oracle Hyperion EPM, à partir d’un référentiel centralisé, dont l’intégrité est assuré par les règles métiers et les validations.

 

Les bénéfices et avantages clés de DRM sont nombreux :

  • Économie de temps et de ressources consacrées à la réconciliation des hiérarchies
  • Élimination des erreurs dans le flux de données entre les systèmes opérationnels et analytiques
  • Maintenance de l'intégrité des données entre les divisions et les systèmes
  • Minimisation de tâches manuelles de maintenance
  • Gestion de la hiérarchie par glisserdéposer
  • Workflows configurables pour la gestion des changements et la correction des données
  • Gestion automatique des attributs avec des règles métier
  • Versionning flexible et capacités de modélisation par simulation : EPMA ou la méthode classique ne dispose pas de gestion des versions. Dans la méthode classique, pour voir les modifications entre 2 versions, il faut disposer les 2 fichiers .APP (le 1er avant les modifications, le 2ème après les modifications). Pour faire apparaître les modifications on utilise en général l’outil Notepad++ mais pour un utilisateur non averti, l’exercice n’est pas forcément aisé.
  • FDMEE comme cible 
  • Fonctions d'interrogation, de comparaison, de journalisation et de restauration
  • Sécurité basée sur les rôles et contrôle d'accès
  • Économisez du temps et des ressources sur les modifications et la réconciliation grâce aux fonctions d'importation, de fusion et d'exportation qui permettent des personnalisations des données des systèmes en amont ainsi que des données allant vers les systèmes en aval
  • Automatisation des tâches de maintenance longues, manuelles et informatisées via les scripts d'actions, et le client DRM Batch qui permet :
    • D’effectuer des activités en exécutant un seul fichier batch DRM
    • De combiner plusieurs tâches DRM en une seule
    • De planification des travaux DRM
    • De définir la dépendance sur différents travaux DRM
    • D’archivage des journaux DRM et des notifications par e-mail
  • Vérification en temps réel de l’intégrité référentielle entre les systèmes :
    • les conventions de libellé (Ex :le libellé du compte ne peut pas dépasser tant de caractères)
    • mais aussi de créer des règles métiers spécifiques à l’entreprise (ex. un compte de passif doit commencer par la lettre P et comporter 4 chiffres).
    • Ou encore les règles contre la duplication des membres
  • Gestion des versions flexible, restauration des versions pour afficher une photo du référentiel dans le passé, pour examiner les modifications, réduire les erreurs et améliorer l'analyse
  • Les capacités de requête et de comparaison ainsi que l'historique détaillé des transactions permettent l'audit et la conformité SarbanesOxley (SOX)
  • Possibilité d'apporter des modifications futures dans une version actuelle

 

Voir également l’article de Thomas Brulez paru il y a 3 semaines « Sortie de la nouvelle versions Oracle EPM 11.2 : DRM un argument supplémentaire pour migrer ? »

 

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