BLOG | Les allocations sous Tagetik

Parmi les nombreuses fonctionnalités embarquées de la technologie Tagetik, plateforme unifiée et collaborative de Corporate Performance Management, une est particulièrement utile aux contrôleurs de gestion : le moteur d’Allocations et clôtures.

Le moteur d’Allocations de Tagetik permet de créer nativement et simplement des règles automatisées d’allocation des coûts. Tourné vers l’utilisateur, il offre de multiples avantages :

• Une gamme complète de types d’allocations gérés
• Une interface de paramétrage simple et intuitive
• Une grande souplesse d'utilisation et de lancement
• Des possibilités complètes d'audit et d'analyse des montants alloués

Explications de ces différents avantages.

Une gamme complète de types d’allocations gérés

Le moteur d’Allocations de Tagetik permet de paramétrer différents types d’allocations, toujours suivant une logique de double entrée :

• Allocations standards, pour répartir intégralement ou partiellement un montant en fonction de pourcentages obtenus par l'intermédiaire d'un driver ;
• Allocations de comptes, pour répartir le montant d'un compte (ou du nœud d'une hiérarchie de comptes) sur d'autres comptes avec des pourcentages obtenus par l'intermédiaire d'un driver (défini avec plusieurs comptes) ;
• Reclassement : dans ce cas, le montant présent sur un compte est complètement réalloué sur un autre compte (aucun driver nécessaire) ;
• Transfer Price : cas particulier de traitement, qui permet de calculer un montant comme étant le produit d’un prix par une quantité.
• Montants de Clôture : autre cas particulier de traitement, utilisé pour accélérer un processus de clôture avant que les données remontées dans l’outil ne soient complètes, en ajustant données existantes sur un scénario par des données issues d’autres scénarios (données du Budget utilisées pour compléter du Réel par exemple).

Les deux derniers types de traitement étant rares, nous nous focaliserons dans la présentation qui suit sur l’explication des calculs d’allocations et de reclassements.

Une interface de paramétrage simple et intuitive

Le paramétrage des calculs automatiques d’allocations se fait via une interface native simple et intuitive, qui ne nécessite aucun code à écrire.

Il peut donc être réalisé non seulement par des administrateurs de l’application mais aussi par des utilisateurs métiers, disposant des droits nécessaires.

Il se fait en passant par trois étapes :

• Le paramétrage d’une routine ;
• Puis d’une ou plusieurs règles d’allocations à l’intérieur de cette routine ;
• Et enfin dans chaque règle d’une ou plusieurs lignes de détails.

On peut schématiser ce processus en trois étapes de la façon suivante :

Source : documentation en ligne Tagetik

• Routine :

La routine est l'unité minimale de traitement exécutable au cours d'un processus d'allocation. Elle contient toutes les informations liées au modèle de données, c'est-à-dire les dimensions gérées et les données impliquées dans le processus :

Le paramétrage d’une routine se fait simplement, en indiquant un code, une description, la liste des dimensions concernées par les calculs d’allocations, et quelques autres options d’exécution.

• Règle :

Une ou plusieurs règles peuvent être définies à l'intérieur d'une routine.

Le paramétrage d’une règle se fait tout aussi simplement qu’une routine. Il permet de définir les informations principales des calculs d’allocations à gérer : type de traitement à exécuter, nature des comptes concernés, catégories de traitements, notamment.

L'œil de l'expert :

Lorsqu’il est nécessaire de créer plusieurs règles, il est possible de les définir comme devant être exécutées en parallèle, mais aussi en cascade, afin que la 2e règle prennent en compte le résultat de la 1e règle en entrée des calculs, et ainsi de suite dans l’arborescence des règles.

• Lignes de Détails :

A partir d’une règle sélectionnée, on peut cliquer sur le bouton d’action pour aller sur la fenêtre de définition des Détails :

Les lignes de Détail permettent de spécifier pour chaque règle les Données à traiter, les informations concernant le driver utilisé, et les forçages éventuels (pour forcer les comptes sur lesquels on veut porter l’extourne et/ou le montant généré) :

NB : Dans le cas de règles de Reclassement, il faut uniquement remplir les onglets Données à allouer et Forçage, il n’y a pas de driver à définir, puisque tout le montant à allouer est transféré sur un autre compte et croisement de dimensions.

L'œil de l'expert :

On peut grouper plusieurs routines et les lancer en une fois, soit en parallèle, soit selon un ordre défini, via la création d’un Job dédié. Que l’on souhaite lancer une routine unitairement, ou via la définition d’un Job qui en contient plusieurs, plusieurs possibilités s’offrent à l’utilisateur pour lancer les traitements.

Une grande souplesse d'utilisation et de lancement

Le plan d’exécution permet de préciser le contexte de lancement des allocations. Il se définit dans au niveau du Processus de chaque remontée, cela permet donc d’avoir des plans d'exécution différents selon le type de remontées, Réel, Budget ou Forecast par exemple.

Là encore, le paramétrage se fait via une interface simple et intuitive :

On peut appliquer la même routine ou job à toutes les entités, ou bien spécifier dans cette fenêtre une routine ou un job différent par Scénario et/ou Entité, ce qui offre une grande possibilité de personnalisation en fonction des besoins.

Les traitements d’allocation peuvent ensuite être lancées de différentes façons :

• A partir du cockpit du Processus du contributeur ;
• A partir de la tâche d'un workflow de tâches ;
• A partir de la tâche d'un job ;
• A partir d'un masque de saisie, à l’enregistrement du masque ou via un bouton d’exécution actionné à la demande.

Des possibilités complètes d'audit et d'analyse

Le moteur d’Allocations de Tagetik offre enfin des possibilités complètes d’audit et d’analyse non seulement du paramétrage, mais également des logs d’exécution et des données générées.

• Le rapport de structure :

Il est possible d’éditer un rapport natif qui affiche le paramétrage de tous les attributs définis pour la routine, les règles et les lignes de détails :

• Les logs logs d’audit :

Lorsqu’on lance un traitement d’allocations, à la fin du traitement une fenêtre s’affiche indiquant le statut du traitement, et les éventuelles informations de rejet le cas échéant.

Si par exemple il n’y a pas de données à traiter, la fenêtre de logs l’indique :

• Le rapport "Détail ajustements" :

Une fois les traitements d’allocations terminés, il est possible de consulter un autre rapport natif, qui s’exporte sous Excel, et qui restitue tous les mouvements d'ajustement générés par le système. Cela permet une analyse fine des montants générés :

L'œil de l'expert :

En plus de ces rapports systèmes natifs et très utiles, il est également possible de créer ses propres rapports d’analyse via l’add-in Excel Tagetik, en utilisant des matrices personnalisées pour construire des tableaux et graphiques variés.

L’utilisation de valeurs différentes de Catégorie pour chacune des règles d’allocations peut par ailleurs permettre une analyse fine des montants alloués dans les rapports. A mettre en face bien sûr de la volumétrie de données générées.

En conclusion, le moteur d’Allocations de Tagetik est un moteur complet, s’appuyant sur une interface tournée utilisateur et sans code, personnalisable à de nombreux niveaux, et offrant des possibilités d’audit et d’analyse très intéressantes.

Klee Performance, en tant qu’intégrateur partenaire reconnu de Tagetik, accompagne ses clients dans le paramétrage de règles d’allocations, et plus largement dans le paramétrage et le maintien en conditions opérationnelles d’applications complètes de consolidation statutaire, de reporting de gestion et d’élaboration budgétaire.

Indépendamment des technologies, nous avons bâti nos réussites avec nos clients, sur une connaissance fine des processus de reporting et d’élaboration budgétaire au sein de groupes de secteurs d’activité variés.

N’hésitez pas à nous solliciter si vous avez des questions ou si vous souhaitez être accompagné pour la réalisation d’un de vos projets !