BLOG | Présentation de la solution « Transaction Matching » de la plateforme OneStream

Nos clients nous demandent souvent de fiabiliser et d’accélérer le processus de clôture grâce à un projet EPM, de nouvelle génération (et au-delà de projet de Fast Close principalement comptable).

Une idée qui revient rapidement est de se pencher sur le processus de réconciliation intercos ; car il est souvent, voire toujours, une peine, directement proportionnelle aux volumes des transactions internes et à la diversité des ERP Comptables.

La solution « Transaction Matching » (TXM) fournit une approche configurable basée sur des règles de correspondance automatisées des données de niveau transactionnel. Plusieurs sources de données peuvent être combinées dans un ou plusieurs « match set » (jeu de données à rapprocher) avec des groupes de sécurité différents.

Cette solution facilite et accélère un processus de reporting par l’identification et la résolution de différences au niveau des déclarations, avec des algorithmes dédiés. Elle apporte une aide aux directions financières dans leur processus de clôture financière et dans le respect de leur planning.

Toutes les transactions (écritures comptables) sans correspondance peuvent être mises en correspondance manuellement avec  la possibilité d’associer des pièces jointes et des commentaires. Le processus de correspondance peut se produire sur une période quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle avec un processus de revue et d’approbation.

Rapide présentation technologique, pour alimenter l’écosystème OneStream francophone sur ce sujet de plus en plus commun.

Téléchargement de Transaction Matching

Le package « Finance Close » comprenant la solution « Transaction Matching » et l’autre solution « Account Reconciliations » sont disponibles gratuitement sur le MarketPlace et à télécharger via ce lien.

La version téléchargée doit correspondre soit à la version de votre plateforme OneStream soit à une version antérieure de la plateforme.

Pré-réquis de configuration de Transaction Matching

Avant la configuration de TXM, les différents jeux de données à rapprocher doivent être identifiés. Ensuite des « data sources » et des « transformation rules » seront à créer dans OneStream pour l’import des données.

L'œil de l'expert :

Déployer TXM sur un scenario différent des scénario de votre application OneStream. Idem pour les Workflow ; un cube Root Workflow Profile et des Workflow profiles dédiés seront à créer.

Voici un exemple de différents éléments de structure à créer :

• un scénario type dédié pour le Transaction Matching

• Un Scénario dédié basé sur le scénario type précédemment créé

• un cube Root Workflow Profile et des Workflow Profiles dédiés aux Match sets à paramétrer

La sécurité dans la solution

La sécurité reste un élément essentiel dans cette solution et différents rôles permettent de différentier les responsabilités des utilisateurs.

Des groupes d’accès sont à créer ; à ces groupes seront affectés des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs de OneStream et des rôles spécifiques de TXM.

A noter que ces groupes d’accès ne sont utilisés que dans TXM et sont différents des groupes d’utilisateurs de OneStream.

Ci-dessous la liste des rôles disponibles :

Avantage de la solution Transaction Matching 

De par la grande volumétrie de transactions qu’est capable de traiter TXM, cette solution est particulièrement indiquée pour les entreprises ayant l’habitude de gérer leurs rapprochements manuellement ou via Excel ; un rapprochement manuel est non seulement chronophage mais engendre facilement des erreurs ou des retards dans la publication des informations.

TXM donne cette possibilité de ne pas attendre la fin de mois pour démarrer un rapprochement car il est possible d’importer les données de manière quotidienne ou hebdomadaire. Les sources de données sont également disponibles dans la solution afin de conserver les pistes d’audit des rapprochements. 

Plusieurs types de règles sont disponibles afin de permettre la gestion de tous les cas de rapprochement qu’une entreprise est susceptible de rencontrer. De plus, la possibilité de mettre en place des règles automatiques ou suggérées laisse à l’entreprise la possibilité de conserver le contrôle de ses rapprochements.  

Un workflow de validation permettra de fiabiliser les rapprochements et d’éviter les erreurs de reporting. 

L’intégration de la solution TXM dans votre plateforme EPM OneStream vous permet d’exploiter les leviers suivants : 

• Exploite les puissantes capacités d’intégration et de qualité des données de OneStream ; 
• Potentiel de gérer le rapprochement interco au niveau transactionnel ; 
• Exploite les rapports et les tableaux de bord des utilisateurs de OneStream et peut s’intégrer sur les workflows de la solution, pour une gestion de la clôture totalement intégrée. 
• Offre une visibilité complète sur les données du système source. 

Pour apporter quelques nuances et notre point de vue d’intégrateur, l’outil Transaction Matching induit un basculement dans un monde quasiment opérationnel, au borne des ERP comptables. Cela induit quelques précautions d’usage : 

• Par cette dimension transactionnelle, son installation et sa configuration est réservée à des profils experts OneStream avec une maitrise de cette brique dédiée. 
• L’outil ne fait pas le processus. Le rapprochement aux bornes d’un groupe à l’activité intercos conséquente induit une déclaration sur 100% du périmètre et donc une intégration aux bornes de tout le groupe dans ses transactions. Un travail préalable, de dialogue avec les sources et de définition des règles de rapprochement, automatique vs manuel, est donc nécessaire, l’outil ne fait pas tout ! Pas de magie mais un service complémentaire de communication interne. 

Cas d’utilisation de la solution Transaction Matching 

Nous pouvons citer comme exemples d’utilisation de transaction matching: 

• Rapprochement de transactions bancaires avec des journaux d’écritures comptables ; 
• Rapprochement de transactions interco à la facture ; 
• Rapprochement d’ordre d’achat avec les comptes comptables ; 
• Suivi des charges à payer (telles que les dépenses facturées) jusqu’au paiement. 

Un exemple de rapprochement bancaire avec les journaux d’écritures :  

Un « Match set » a été créé sur le « Workflow Profile » Example1 ; Depuis les « worflows profiles Import » Sample_BankData et Sample_GL, 2 fichiers sources ont été importés contenant respectivement toutes les transactions bancaires et les écritures du grand livre. L’exécution du rapprochement (étape 1) nous permet d’avoir l’écriture comptable et l’opération bancaire en face et de ressortir toutes les pièces non réglées par exemple. 

Dans l’exemple ci-dessous, depuis la « Matches page » nous avons sélectionné le rapprochement avec pour « Match ID » 146654 et le statut « Matched ». Les 2 transactions rapprochées ont pour « Transaction ID » 104326 et 114769 et ont été rapprochées via les éléments Check Number, Date, Entité et Check Amount. 

Ensuite, depuis la « Transactions page » nous avons 2 listes de transactions non rapprochées qui peuvent être rapprochées manuellement (bouton Match ou Match+) ou mises en attente d’informations complémentaires (bouton Suspend) ou supprimées (bouton Delete).

L'outil embarque les nécessaires visualisations graphiques depuis la « Scorecard Page » pour piloter les actions et le processus.

L'œil de l'expert :

• Transaction Matching (TXM) est une belle opportunité d’extension des fonctionnalités de OneStream à travers le chargement dans l’outil de données transactionnelles apportant une information supplémentaire aux utilisateurs dans un processus de clôture financière. Une amélioration également de la fiabilisation des données produites à travers le détail apporté pour sécuriser son processus de clôture. 
• Cette brique est unique dans le monde des plateformes EPM, et OneStream prouve par ce nouvel exemple, la complétude de son approche. Elle est d’autant plus intéressante compte tenu de l’arrêt de la maintenance planifié de la brique dédiée du monde SAP. 

Nos experts sont à votre disposition pour plus d’information, à partir de notre base de démonstration Klee.