Comment réussir son projet EPM en mode Agile !

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Méthode Agile pour l'EPM

 

Peut-on appliquer le mode agile à tous les types de projet, et plus particulièrement les projets EPM ? Quels sont les facteurs clés de succès d’un projet en mode agile ?

Plutôt que de tenter de remplacer notre méthodologie actuelle en V par l’approche agile, il nous semble plus souhaitable de l’adapter afin de tirer parti au mieux des deux méthodes.

Quels sont les facteurs clés pour la mise en place d’un projet EPM dans une approche agile ?

 

  • Découper le projet en des modules distincts, cohérents

Il faut pouvoir découper le projet en thématiques distinctes les unes des autres qui pourront former un lot cohérent à même d’être spécifié, développé et recetté.

Ce lot ne peut qu’avoir une destination fonctionnelle, pour identifier et responsabiliser des ressources leaders. 

Ces sujets doivent pouvoir être isolés sans pénaliser le projet dans son ensemble.

De plus, les segmentations classiques liées aux technologies sont désormais caduques : les thématiques « Saisie », « Restitution », « Calculs » ou « Workflow » ne peuvent être séparées dans le cadre de sprints cohérents et globaux.

La préconisation de Klee Performance est donc une phase d’expression de besoin ou de conception générale qui tend vers cette segmentation, sans forcément rentrer dans le niveau de détail opérationnel, pour un cadrage solide et construisant une démarche générale.

 

  • Impliquer le client

Afin que le mode agile fonctionne, l’équipe du client doit participer et s’impliquer.

Ceci nécessite une disponibilité élevée, de la réactivité et une forte motivation sur le projet. L’idéal est d’impliquer le client en le faisant participer aux développements ce qui lui permettra de plus d’acquérir de l’autonomie sur l’outil.

 

  • Faire des points réguliers avec le client

Ces points ont pour objectif de montrer au client ce qui a été réalisé au fur et à mesure des développements afin d’approuver les réalisations déjà faites. Il va ainsi valider un masque de saisie ou rapport modèle et représentatif avant la poursuite des développements futurs. Ces échanges ne devront pas dépasser 30 minutes sous forme de questions/réponses. Il est donc important de privilégier les réunions avec des échanges verbaux permettant plus facilement de creuser et lever les doutes sur un sujet plutôt que des mails ou documents écrits qui restent toujours susceptibles d’être mal interprétés.

L’objectif à la fin de la réunion est d’avoir une validation sur un sujet précis, de répondre aux interrogations sur des problématiques bien définies et d’éliminer les éventuelles zones d’ombre. A l’issue du point, les responsabilités de chacun sur le sujet en cours devront avoir été bien définies.

 

  • S’adapter au changement

Faire des réunions courtes et fréquentes doit permettre de pouvoir très vite réajuster le cap si on se rend compte d’une mauvaise compréhension de la problématique du client. Plus tôt le problème sera identifié, meilleur cela sera pour le projet. Le chef de projet devra intégrer la nouvelle problématique et les actions correctives dans le planning du projet.

 

  • Adapter la rédaction de la documentation

Les courtes réunions feront l’objet de synthèses écrites permettant de clarifier et enrichir la documentation. Afin d’éviter de perdre du temps dans une rédaction de documents, on pourra décider de mettre en forme le compte-rendu de la réunion directement au format du document livrable (avec un suivi de plan d’actions en complément par exemple).

Celle-ci ne devient pas accessoire sur un projet en mode agile, elle reste un livrable important du projet. Elle sera cependant allégée sur la partie spécifications et devra se limiter à définir les grandes lignes. La rédaction sera reprise en fin de phase de développement afin de compléter et enrichir le document. La documentation rédigée devra être opérationnelle et destinée aux administrateurs de l’application. Elle devra mettre en avant les éléments particuliers à connaître et s’adapter au niveau de connaissances techniques du destinataire. L’objectif de la documentation ne sera pas l’exhaustivité mais privilégiera les informations opérationnelles nécessaires à l’exploitation.

 

  • Accepter la remise en question

Des méthodes qui se sont montrées pertinentes et efficaces avec certains clients pourront s’avérer décevantes avec d’autres. A chacun, tant du côté de l’intégrateur que du client, de s’adapter et de proposer de nouvelles méthodes/organisations. Rien n’est gravé dans le marbre, à chacun de réfléchir comment gagner en efficacité et s’adapter en conséquence.

 

  • S’améliorer en continu

Dans un projet complexe, on peut passer beaucoup de temps à définir un planning idéal qui sera au final non tenu suite à des problèmes apparaissant en cours de projet.

L’idée va plutôt être de définir les étapes clés du projet sans aller dans le détail et ensuite de démarrer très vite les premières étapes. Le planning sera alors revu et adapté au fur et à mesure en tenant compte du plan global. En cas de dérapage, il faudra alors remonter une alerte comme il est fait habituellement. On peut disposer cependant d’une plus grande souplesse dans ce mode agile en évitant d’entrée de jeu une rédaction de spécifications longue et fastidieuse, en démarrant très vite les développements du premier lot ce qui permet d’anticiper les éventuels problèmes plus tôt.

 

Les bénéfices :

Réduire l’effet tunnel pendant lequel le client doit attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois avant de voir son projet abouti.

Cette démarche est plus souple en posant moins de contraintes et en essayant de limiter au maximum le temps passé sur des tâches peu « rentables ». Beaucoup de bon sens finalement, et accepter de ne pas trouver tout de suite « la » bonne solution.

Attention cependant de ne pas perdre les grandes lignes de la bonne gestion de projet en veillant au franchissement des jalons indispensables au bon pilotage d’un projet.

 

Klee Performance a entamé sa mue pour proposer à ses clients de l’agilité dans la méthodologie de mise en œuvre de ses projets ; cette approche s’applique aux projets de toute faille, d’obédience fonctionnelle ou technique (migration vers le Cloud notamment).

Sous réserve d’une conception générale structurée et grâce à sa culture de l’engagement dans la réussite de ses projets, Klee Performance s’engage avec ses clients dans une approche agile y compris dans un cadre forfaitaire.