La planification, les données prévisionnelles ou le travail collaboratif ne sont pas l’exclusivité des populations et services financiers.

Les outils d’EPM ont la réputation d’une certaine austérité voire rigidité, mais leurs fonctionnalités éprouvées telles que l’usage sécurisé et collaboratif d’Excel permettent des cas d’usages novateurs et pouvant remplacés des développements spécifiques lourds et coûteux.

Le cas d’usage présenté dans l’article présente une extension opérationnelle d’Oracle Hyperion Planning: celles de la planification des nuitées et voyages dans le cadre des activités de la CCAS, le comité d’entreprise des industries électriques et gazières :

• Une population large non financières, dont les multiples échanges par mail de fichiers ont pu être ainsi sécurisés
• Des processus prévisionnels récurrents : la définition des capacités opérationnelles par saison (Automne, hiver, printemps et été) avec circuit de validation et itérations voire simulations.
• Contrôle des capacités du réseau de vacances par le siège avec proposition des territoires logements et restauration en plus des activités culturelles, sportives ou de loisirs, pour la majeure partie des adultes et jeunes ayant droits.

L’outil attendu a permis de répondre aux besoins de la direction, en termes de :

• Planification global de l’offre de vacances, jeunes et adultes ;
• Prévision financières pour les affectations et les réservations ;
•  Prévision des ressources humaines indispensables pour les activités de restauration et les loisirs ainsi que le cadrage des activités des jeunes ;
• Equilibre entre les territoires, en ce qui concerne les activités et le nombre de réservations, et cela passe par une vision globale des offres de séjours et d’activités (Culture et loisirs).

 La contrainte de l’outil est d’être aussi en mesure de répondre aux besoins des utilisateurs finaux du domaine de gestion des offres de vacances, en termes de:

• Simplification des saisies, des modifications et des suppressions des affectations et des réservations ;
• Contrôle des saisies afin d’éviter les erreurs qui vont impacter les Reporting et les autres outils internes ;
• Rapport de l’activité et comparaison entre les années afin de prévoir le nombre approprié de réservations et d’activités ;
• Accès aux partenaires (France et Etranger) et à leurs activités pour la réservation de place et d’activité.

Hyperion Planning a pu répondre à tous ces besoins et en un temps relativement réduit, après une présentation de l‘outil et de ses capacités de saisie, de contrôle, de workflow et de reporting.

Hyperion a pu répondre aux autres attentes des équipes siège qui ont des besoins de paramétrages et de contrôle des données remontées des territoires avant intégration aux autres outils internes.

L’intégration de la solution Oracle Hyperion avec les outils internes a été facilitée par l’utilisation de l’outil d’intégration des données d’Oracle (Oracle Data Intergator). ODI a permis de faire communiquer les deux applications Finance et Gestion des voyages en toute simplicité, a réussi à intégrer les données venant des outils internes hors du périmètre Hyperion et a été chargé de communiquer et de sortir des données intégrables directement dans les outils de reporting internes.

Par ailleurs, l’utilisation d’Excel étant répandu dans l’entreprise, l’ajout d’une extension (SmartView) sur ce dernier a permis de se former et de se familiariser rapidement avec le nouvel outil par l’ensemble des équipes internes, au siège comme en territoires.

Usage d’Excel pour la saisie

La saisie des données se fait via des formulaires de saisies, regroupés dans des listes de tâches qui guident l’utilisateur dans le processus de saisie. Ces listes des tâches sont sécurisées de manière à offrir à chaque utilisateur la tâche qui lui correspond et lui donner accès aux informations dont il a besoin.

Exemple de liste des tâches : chaque point est soit un formulaire de saisie/restitution des données soit un calcul à lancer.

La saisie des données passe par trois étapes : l’initialisation par le siège et la contribution par les territoires et le contrôle par le siège à la fin du process.

Initialisation des données par le siège, consiste a donné aux territoires des directives et des attentes en termes de nombre de réservations par activité et par région pour le réseau national et des préconisations pour le réseau régional, en se basant sur le nombre de réservation de l’année précédente :

L’attendu National - Jeunes

Préconisations régionales - Jeunes

Les utilisateurs des territoires jeunes comme adultes, ont la tâche de remonter au siège leur réseau local des propositions des offres de séjours, des détails de ces offres en termes d’activités par centre de vacances pour les jeunes, et en termes de type d’hébergement, restauration et parfois activités pour les adultes. Ces réseaux remontés doivent respectés les préconisations du siège :

Réseau national Jeunes 

Contrôle du réseau Jeunes

Réseau France Adultes

Contrôle du réseau par rapport l’année précédente :

Contrôle du réseau par rapport à la capacité maximale des centres :

Fonctions de reporting de masse

En plus des formulaires de restitutions, des rapports standard de restitutions sont prévus, avec des formats configurés et prêts à être partagés à d’autres acteurs de l’entreprise sous différents formats : PDF, Excel ou format HTML.

Réseau adultes - France

Réseau adultes - Etrangers

Réseau convoyage

Workflow et Travail collaboratif

L’outil Hyperion planning d’Oracle en plus de la saisie des informations via des formulaires des listes des tâches sécurisées, il permet un travail collaboratif via son process de workflow intégré.

Ce processus de workflow assiste le siège à avoir un réseau validé par les régions qui à leur tour valident le réseau de leurs territoires. Cette validation par étape est permise via le Worrkflow qui demande à chaque utilisateur qui a fini de saisir et valider ses données de les transmettre à son supérieur hiérarchique afin de les valider ou de les refuser. Ce niveau détaillé de contrôle aide le siège le contrôle sur le planning de saisie et de contrôle.

Ce travail collaboratif remplace l’échange fastidieux des fichiers Excel et des aller-retour multiples. Or avec Hyperion Planning, les données sont centralisées et les régions sont notifiées lorsqu’un territoire a fini de saisir son réseau, afin de le valider.

En pratique, le territoire n’a qu’une étape à faire, à savoir remonter son réseau à son responsable, en soumettant son réseau, ce qui par conséquent bloque la modification du réseau saisi.

A la fin le siège a une vision globale sur le statut d’avancement de chaque région/plaque et chaque territoire.

Conclusion

Le déploiement d’Oracle Hyperion Planning dans un contexte opérationnel et non financier nous a démontré la capacité de cette solution à s’adapter au contexte du client et à ses besoins afin que la solution informatique soit au service du client et à ses contraintes, financières ou opérationnelles.

La mise ne place de cette application à côté de l’application finance a permis de mutualiser l’équipe d’administrateurs fonctionnels et ceux de l’assistance technique, car la technologie est déjà maitrisée.

Aujourd’hui et demain Oracle est tourné vers le Cloud, ce qui implique que toute application finance Cloud peut avoir une application à côté qui traite un sujet opérationnel de l’entreprise. La fonction RH est le bon exemple de mutualisation d’une application de finance. Demain d’autres domaines vont suivre.